כדי להצליח בתהליך מיזוג בין חברות יש לראות הן את התמונה הכוללת ואת חלקי "הפאזל" לפרטיו.

תחילה יש לגבש האסטרטגיה ומדיניות החברה הממוזגת, בהמשך לגבש תוכנית פעולה עבור כל חלקי "הפאזל" של כל חברה בנפרד וביחד ומסיימים בבנייה אינטגרטיבית של החברה הממוזגת.

תהליך המיזוג מתנהל בשני מישורים שונים ומקבילים עיקריים:

• הפעילות השוטפת- המשך ביצוע הפעילות ללא פגיעה בשירות ובלקוחות בכל אחת מהחברות.
• הפעילות המתוכננת- תכנון והקמת החברה הממוזגת על כל מרכיביה.

אי לכך, נדרשים בתהליך המיזוג משאבי ניהול ותפעול רבים.

יש לתת תשומת לב לעובדה, שבתהליך המיזוג מעורבים "אנשים" – עובדים ולקוחות. אי לכך, יש להקטין ככל האפשר את רמת אי הוודאות ולתת עדיפות למתן מענה שוטף לסוגיות העולות תוך כדי תהליך האבחון והתכנון.   כמו כן, יש להשקיע בהבנת השונות בתרבות הארגונית של כל אחת מהחברות המתמזגות ולהיערך בהתאם.

מומלץ לנהל את תהליך המיזוג לנהל כפרויקט הכולל משימות מוגדרות, לוחות זמנים, מדדי בקרה ולהגדיר מנהל בכיר שיהיה אחראי על התהליך.

תהליך מיזוג חברות – תוכנית עקרונית

• תהליך המיזוג יסתיים כאשר כל המערכות מאוחדות ופועלות כחברה אחת. 
• סיום תהליך המיזוג תלוי בתהליכים הנמצאים על הנתיב הקריטי.

תהליך המיזוג כולל שני אבני דרך עיקריים:

• שלב טרום המיזוג- הכנות הנדרשות ליום המיזוג.
• שלב הכרזת המיזוג- יום המיזוג והלאה.

טרום המיזוג

  בשלב טרום המיזוג נדרשות הפעילויות הבאות:

• מיפוי מצב קיים בכל חברה תוך שימת דגש על הנושאים הקריטיים לאיחוד.

• מיפוי תהליכים קריטיים- אילוצים, בעיות וסיכונים.

• גיבוש תוכנית עבודה מפורטת לכל תחום פעילות, לרבות לוחות זמנים וגורמים אחראיים לביצוע. 

• גיבוש מבנה ארגוני לחברה הממוזגת ואיוש הנהלה בכירה. נושא זה הוא קריטי מאחר וכל מנהל בכיר יהיה אחראי על פעילות המיזוג בתחומו, יכתיב מדיניות ותהליכי עבודה כל זאת בעזרת צוות הקמה.

• כספים- תכנון השליטה על הכספים – הכנסות והוצאות, לרבות חשבונות בנק ומורשי חתימה, כך שביום המיזוג תפעל החברה במתכונת החדשה וגיבוש תהליכי עבודה בחברה הממוזגת.

• משאבי אנוש וניהול המשאב האנושי- משאב קריטי בארגון – נדרש למפות כל התהליכים הקשורים במשאבי אנוש, לרבות סוגי עובדים בכל חברה, שכר, הכשרה והדרכה וכו` והכנת תוכנית פעולה לטיפול במשאב האנושי.

• מערכות מידע- בדרך כלל תהליך קריטי, המהווה אילוץ במיזוג. יש לבחון את מערכות המידע המהוות את ליבת הארגון (מערכות ERP , מערכות בילינג וכו`) ולבחור את המערכת הרצויה מבין המערכות הפועלות כבר בחברות המתמזגות או לבחור במערכת שונה ומשופרת. כמו כן, יש למפות את כל המערכות הלוויין הקיימות בארגון (כגון: מערכות הכספים, מלאי, רכש, מידע וכו`), שגם אותן יש לקחת בחשבון בתהליך המיזוג. לאחר החלטה על מערכת המידע, יש להכין תוכנית מפורטת לביצוע התאמות והסבות של המערכות והתאמתן לחברה הממוזגת.

• שירות- הגדרת רמת השירות בחברה המאוחדת ותהליכי השירות ללקוח. הנחת היסוד הבסיסית שהמיזוג יהיה שקוף ללקוח בצד השירות.

• רכש ולוגיסטיקה- תכנון איחוד מערכי הרכש והלוגיסטיקה. מומלץ לעשות זאת בשלב מוקדם על מנת לחסוך בעלויות ולנצל את היתרון לגודל שנוצר בעקבות המיזוג. כמו כן, יש למפות את סוגי ההסכמים בכל אחת מהחברות מול הספקים ולהיכנס למשא ומתן לשיפור עמדות (תהליך שניתן לעשות זאת לאחר ההכרזה על המיזוג).

• מכירות- תכנון איחוד מערכי השיווק והמכירות, לרבות תכנון התמחור ללקוח ומבצעים משותפים, תהליכי מכירה וגיוס לקוחות.

• לקוחות- יש למפות ולבחון את כל ההסכמים מול הלקוחות, להכין תוכנית פעולה להעברת ההסכמים לחברה המאוחדת. כמו כן יש להכין תוכנית הסברה ללקוחות החברה שתכלול בין היתר: סוג המידע שיעבור ללקוחות, ערוצי המידע, מבצעים לקראת המיזוג (אם בכלל).

• איכות- תכנון מערך ניהול האיכות ואבטחת האיכות בחברה הממוזגת.

  במסגרת התהליך יש להקפיד על שמירת הפעילות השוטפת של כל חברה מול לקוחותיה

הכרזת המיזוג והלאה

מיום ההכרזה על המיזוג, יפעלו החברות, כלפי הלקוחות ממוזגות תחת חברה אחת. בשלב זה יתכן מצב שקיימת תוכנית פעולה ותהליכי עבודה לכל תחום פעילות אך עדיין לא הוקמו כל המערכים המאוחדים מאילוצים שונים (כגון: אילוץ של מערכות מידע).